Mit der BIS-Meldung verpflichten sich ErhalterInnen von Fachhochschulen und Universitäten zur regelmäßigen Bereitstellung bestimmter Informationen betreffend des Studienbetriebes. Die Daten sind gem. FH BIS-Verordnung Vers. 30.7.2012, in vorgegebenen Zeiträumen Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria (AQ Austria) zu übermitteln:

• April: Studierendendaten und Daten durchgeführter F&E-Projekte
• November: Studierenden- und Lehrpersonaldaten

Innerhalb dieses Zeitraums können die in FAS generierten XML-Dateien probeweise auf die Website der AQ Austria geladen und validiert werden. Dies lässt sich so oft wiederholen, bis die Prüfung fehlerfrei durchgeführt und positiv abgeschlossen wird.

Ab diesem Zeitpunkt sind die BIS-relevanten Daten bis inkl. 30. des Meldemonats an die AQ Austria zu übermitteln.

Mit Stichtag des Meldemonats werden die Bearbeitungs-Stati wieder zurückgesetzt. Die zu meldenden Dateien müssen innerhalb der regulären Meldephase erneut auf die Website geladen und die Prüfung positiv abgeschlossen werden.

Im Rahmen der Studierendenmeldung werden Informationen zu

• aktiven Studierenden
• Incoming/Outgoing-Studierenden
• Außerordentlich Studierenden

an die AQ Austria übermittelt.

FAS bietet die Möglichkeit, die zu meldenden Daten ab Semesterbeginn mit Hilfe der Plausibilitaetsprüfung laufend zu kontrollieren. Somit lassen sich fehlende bzw. fehlerhafte Datensätze rechtzeitig ergänzen bzw. richtigstellen.

Abbildung 21.1.: Aufruf Plausibilitaetspruefung Student

Im Zuge dessen werden die zu korrigierende Datensätze inkl. Details in einem separaten Browser-Fenster gelistet.

Diese Prüfmethode dient der laufenden Datenkontrolle und -pflege und listet sämtliche vorhandenen u. gefundenen Fehler

Nach Auswahl des gewünschten Studiengangs im Quellmenü wird mittels BIS → Student → Meldung generieren die zugehörige BIS-Meldungsübersicht in einem separaten Browser-Fenster geöffnet:

Abbildung 21.2.: Studierendenmeldung in FAS generieren

Die Tabelle zeigt die Gesamtanzahl an Studierenden, gegliedert nach Studiensemester sowie die vergebenen Studierenden-Stati. Der Raster umfasst 8 Spalten, wobei 1-8 für die höchstmögliche Anzahl an Studienabschnitten im Rahmen eines regulären (Bachelor-)Studiums stehen. Inhalte werden jedoch nur in jenen Spalten angegeben, die für den Meldungszeitraum relevant sind.

Die letzte Zeile beinhaltet die Anzahl der BewerberInnen, d.h. all Personen, die seit der letzten BIS-Meldung
- den Status Bewerber erhalten und
- das Feld Zum Reihungstest angetreten in der Registerkarte PreStudent angehakt haben.
Im rot hinterlegten Feld der letzten Spalte scheint zusätzlich die Anzahl gefundener Fehler auf.

Die Studiensemester 50 und 60 stehen für Personen, welche ihre Abschlussprüfung nicht in der regulären Studienzeit gemacht, sondern ein oder mehrere Jahre überzogen haben. Die BIS-Meldung sieht vor, dass Studierende, die erst später zur Abschlussprüfung antreten,
- mit der Semesteranzahl 50 (Status Diplomand 2-3 mal eingetragen) für die Absolvierung innerhalb eines Jahres
- mit der Semesteranzahl 60 (Status Diplomand ≥4 mal eingtragen) für einen längeren Zeitraum
gemeldet werden müssen.

Fehler sind unbedingt vor dem Upload auf die Website der AQ Austria zu beheben. Die enthaltenen Werte bei den einzelnen Stati sollten durch Studiengang bzw. die STGA nochmal auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden.

Erst danach kann per Klick auf XML-Datei für BIS-Meldung Stg .. die entsprechende Datei lokal auf dem Rechner gesichert werden. Sie enthält alle melderelevanten Informationen, welche später zur Kontrolle und entgültigen Meldung auf die Website der AQ Austria geladen werden.

Fehlerhafte bzw. fehlende Datensätze werden nicht in der XML-Datei erfasst und damit auch nicht gemeldet

Über den Menüpunkt LOGIN EXTRANET erfolgt die Anmeldung mit entsprechendem Benutzernamen und Passwort.

Per Klick auf Applikation starten werden anschließend sämtliche Studiengänge gelistet, für deren Bearbeitung die angemeldete Person über die nötigen Berechtigungen verfügt. Per Klick auf Upload kann die ausgewählte BIS-Meldedatei hochgeladen werden.

Abbildung 21.8.: Arbeitsoberfläche nach Login bei AQ Austria

Nach Auswahl der hochzuladenden Datei (Durchsuchen… ⇒ Pfad/zur/Datei) wird diese per Klick auf Upload und Validierung auf den Server der AQ Austria übertragen.

Ist der Upload beendet, zeigt eine Statusmeldung ob die Durchführung erfolgreich bzw. fehlerhaft war. Gefundene Fehler werden in der rechten Hälfte des Anwendungsfensters gelistet. Per Klick auf einen Eintrag und Bestätigung von Inhalt anzeigen oberhalb, werden die Details in der linken Fensterhälfte angezeigt.

Abbildung 21.9.: Fehlermeldung nach Validierung der XML-Datei

Per Klick auf Download kann die gesamte Liste an Fehlermeldungen heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Möchte man einen Eintrag direkt aus dem Anwendungsfenster entfernen, ist dieser zu markieren und der Vorgang per Klick auf Löschen zu bestätigen.

Meist ist jedoch eine Fehlerkorrektur im entsprechenden Datensatz in FAS erforderlich. Hierzu empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

• Öffnen der gespeicherten Datei in einem separaten Fenster
• Kopieren der PersKz eines Studierenden aus einem Fehlereintrag
• Einfügen dieser PersKZ in das Suchfeld der Registerkarte Studenten
• Prüfen bzw. Beheben der Fehlerquelle

Sind die angezeigten Fehler beseitigt, kann mittels BIS → Student →Meldung generieren eine neue BIS-Meldungsübersicht generiert werden. Ist diese fehlerfrei, ist die entsprechende XML-Datei lokal zu speichern und der Upload auf die Website der AQ Austria erneut durchzuführen. Der gesamte Vorgang ist zu wiederholen bis nach dem Upload der Status „erfolgreich“ angezeigt wird.

Wirkt sich die Fehlerkorrektur gewisser Daten(sätze) auf eine vorangegangene BIS-Meldung aus, ist eine Nachmeldung bei der AQ Austria erforderlich

<Erhalter>
<ErhKz>005</ErhKz>
<MeldeDatum>15042011</MeldeDatum>
<StudierendenBewerberMeldung>
**<StudiengangStamm>**
 <StgKz>331</StgKz>
 <StgArtCode>2</StgArtCode>
 <OrgFormCode>3</OrgFormCode>
  <StudiengangDetail>
   <OrgFormTeilCode>2</OrgFormTeilCode>
  <StgStartSemCode>1</StgStartSemCode>
...
..

Es werden nur Verwendungen/Funktionen importiert. Die anderen BIS-Daten werden hier nicht berücksichtigt.

Im Menüpunkt BIS befindet sich unter Mitarbeiter mit textslMeldung generieren der Aufruf zur Erzeugung der xml-Datei für die BIS-Personalmeldung. Als Ergebnis zeigt es dann folgende Daten an:

• Gesamtanzahl der MitarbeiterInnen
• Anzahl der MitarbeiterInnen mit echtem Dienstvertrag
• Anzahl der MitarbeiterInnen mit freiem Dienstvertrag
• Auflistung von Dateninkonstistenzen unter der Überschrift Nicht plausible BIS-Daten (für Meldung XXXX)

Per Klick auf den Link unterhalb kann die XML-Datei für die Personalmeldung lokal gespeichert werden. Der Upload auf die website der AQ Austria erfolgt in gleicher Weise wie bei der Meldung von Studierendendaten.