Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- fas:bis-meldung [2015/11/10 12:09]
pollmann [Fehlermeldungen - Übersicht]
+++ fas:bis-meldung [2022/11/30 10:53] (aktuell)
ma0080 [BIS-Meldung (FAS)]
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+[[fas:allgemeines|zurück zur Hauptseite]]\\
+[[fhc:process|zurück zur Prozessübersicht]]
 ====== BIS-Meldung (FAS)======
 Mit der **BIS-Meldung** verpflichten sich ErhalterInnen von Fachhochschulen und Universitäten zur regelmäßigen **B**ereitstellung bestimmter **I**nformationen betreffend des **S**tudienbetriebes. Die Daten sind gem. FH BIS-Verordnung Vers. 30.7.2012, __in vorgegebenen Zeiträumen__ [[https://www.aq.ac.at|Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria (AQ Austria)]] __zu übermitteln__:\\
-  * **April:** Studierendendaten und Daten durchgeführter F&E-Projekte
+  * **April:** Studierendendaten ([[fas:bis-studmeldung| BIS-Meldung => Studenten]]) und Daten durchgeführter F&E-Projekte
-  * **November:** Studierenden- und Lehrpersonaldaten
+  * **November:** Studierenden- und Lehrpersonaldaten ([[fas:bis-mameldung| BIS-Meldung => MitarbeiterInnen]])
+\\
 ===== Zeitliche Abgrenzung =====
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 \\
-===== Die Studierendenmeldung =====
-==== Welche Daten werden gemeldet? ====
-Im Rahmen der Studierendenmeldung werden Informationen zu
-  * aktiven Studierenden
-  * Incoming/Outgoing-Studierenden
-  * Außerordentlich Studierenden
-an die AQ Austria übermittelt.
-==== Plausibilitätsprüfung ====
-FAS bietet die Möglichkeit, die zu meldenden Daten ab Semesterbeginn mit Hilfe der //Plausibilitaetsprüfung// laufend zu kontrollieren. Somit lassen sich fehlende bzw. fehlerhafte Datensätze rechtzeitig ergänzen bzw. richtigstellen.
-{{:fas_bis_studenten1.png| }}\\
-**Abbildung 21.1.:** Aufruf Plausibilitaetspruefung //Student//
-Im Zuge dessen werden die zu korrigierende Datensätze inkl. Details in einem separaten Browser-Fenster gelistet.
-{{:icon_idee.png?25 |}} Diese Prüfmethode dient der laufenden Datenkontrolle und -pflege und listet **sämtliche vorhandenen u. gefundenen Fehler**\\ \\
-==== Erzeugen der XML-Datei in FAS ====
-Nach Auswahl des gewünschten Studiengangs im Quellmenü wird mittels **//BIS// -> //Student// -> //Meldung generieren//** die zugehörige //BIS-Meldungsübersicht// in einem separaten Browser-Fenster geöffnet:
-{{fas:fas_bis_meld-stud.png| Eine Studierendenmeldung generieren}}\\
-**Abbildung 21.2.:** Studierendenmeldung in FAS generieren
-Die Tabelle zeigt die **Gesamtanzahl an Studierenden, gegliedert nach Studiensemester** sowie die vergebenen Studierenden-Stati. Der Raster umfasst 8 Spalten, wobei 1-8 für die höchstmögliche Anzahl an Studienabschnitten im Rahmen eines regulären (Bachelor-)Studiums stehen. Inhalte werden jedoch nur in jenen Spalten angegeben, die für den Meldungszeitraum relevant sind.
-Die letzte Zeile beinhaltet die Anzahl der BewerberInnen, d.h. all Personen, die seit der letzten BIS-Meldung\\  - den **Status //Bewerber// erhalten** und\\
-- das Feld **//Zum Reihungstest angetreten//** in der Registerkarte //PreStudent// **angehakt** haben.\\ Im rot hinterlegten Feld der letzten Spalte scheint zusätzlich die Anzahl gefundener Fehler auf.
-Die **Studiensemester 50 und 60** stehen für Personen, welche ihre Abschlussprüfung nicht in der regulären Studienzeit gemacht, sondern ein oder mehrere Jahre überzogen haben.
-Die BIS-Meldung sieht vor, dass Studierende, die erst später zur Abschlussprüfung antreten,\\ - mit der **Semesteranzahl 50** (Status //Diplomand// 2-3 mal eingetragen)  für die **Absolvierung innerhalb eines Jahres** \\ - mit der **Semesteranzahl 60** (Status //Diplomand// ≥4 mal eingtragen)** für einen längeren Zeitraum**\\ gemeldet werden müssen.
-Fehler sind unbedingt vor dem Upload auf die Website der AQ Austria zu beheben. Die enthaltenen Werte bei den einzelnen Stati sollten durch Studiengang bzw. die STGA nochmal __auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft__ werden.
-Erst danach kann per Klick auf //XML-Datei für BIS-Meldung Stg .. // die entsprechende Datei lokal auf dem Rechner gesichert werden. Sie enthält alle melderelevanten Informationen, welche später zur Kontrolle und entgültigen Meldung auf die Website der [[https://www.aq.ac.at|AQ Austria]] geladen werden.
-{{:icon_achtung.png?30 |}} Fehlerhafte bzw. fehlende Datensätze werden **nicht in der XML-Datei erfasst** und damit auch **nicht gemeldet**\\ \\
-==== Die Website der AQ Austria ====
-Über den Menüpunkt //LOGIN EXTRANET// erfolgt die Anmeldung mit entsprechendem Benutzernamen und Passwort.\\
-Per Klick auf //Applikation starten// werden anschließend sämtliche Studiengänge gelistet, für deren Bearbeitung die angemeldete Person über die nötigen Berechtigungen verfügt. Per Klick auf //Upload// kann die ausgewählte BIS-Meldedatei hochgeladen werden.
-{{fas:fas_bis_aq_gui.jpg| Arbeitsoberfläche nach Login bei AQ Austria }}\\
-**Abbildung 21.8.:** Arbeitsoberfläche nach Login bei AQ Austria
-Nach Auswahl der hochzuladenden Datei (//Durchsuchen...// => //Pfad/zur/Datei//) wird diese per Klick auf //Upload und Validierung// auf den Server der [[https://www.aq.ac.at|AQ Austria]] übertragen.\\ \\
-Ist der Upload beendet, zeigt eine Statusmeldung ob die Durchführung erfolgreich bzw. fehlerhaft war.
-Gefundene Fehler werden in der rechten Hälfte des Anwendungsfensters gelistet. Per Klick auf einen Eintrag und Bestätigung von //Inhalt anzeigen// oberhalb, werden die Details in der linken Fensterhälfte angezeigt.
-{{fas:fas_bis_aq-valid.jpg| Fehlermeldung nach Validierung der XML-Datei}}\\
-**Abbildung 21.9.:** Fehlermeldung nach Validierung der XML-Datei
-==== Fehlerkorrektur ====
-Per Klick auf //Download// kann die gesamte Liste an Fehlermeldungen heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Möchte man einen Eintrag direkt aus dem Anwendungsfenster entfernen, ist dieser zu markieren und der Vorgang per Klick auf //Löschen// zu bestätigen.
-Meist ist jedoch eine Fehlerkorrektur im entsprechenden Datensatz in FAS erforderlich. Hierzu empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
-  * Öffnen der gespeicherten Datei in einem separaten Fenster
-  * Kopieren der PersKz eines Studierenden aus einem Fehlereintrag
-  * Einfügen dieser PersKZ in das Suchfeld der Registerkarte //[[fas:grundlagen#listenfeld2_(hauptmenue)|Studenten]]//
-  * Prüfen bzw. Beheben der Fehlerquelle
-Sind die angezeigten Fehler beseitigt, kann mittels //BIS// -> //Student// ->//Meldung generieren// eine neue BIS-Meldungsübersicht generiert werden. Ist diese fehlerfrei, ist die entsprechende XML-Datei lokal zu speichern und der Upload auf die Website der AQ Austria erneut durchzuführen.
-Der gesamte Vorgang ist zu wiederholen bis nach dem Upload der Status "erfolgreich" angezeigt wird.
-{{:icon_achtung.png?30 |}} Wirkt sich die Fehlerkorrektur gewisser Daten(sätze) auf eine vorangegangene BIS-Meldung aus, ist eine Nachmeldung bei der [[https://www.aq.ac.at|AQ Austria]] erforderlich
-\\
-==== Fehlermeldungen - Übersicht ====
-^ ^ ErrorText ^ Bedeutung ^ Korrekturschritte ^
-|1|//Wenn das letzte AufenthaltBis = NULL muss es einen aktuellen IO-Datensatz geben//| Betrifft Datensätze von Incoming/Outgoing-Studierenden\\ \\ a) bei der letzten BIS-Meldung nicht od. ohne "Bis"-Datum gemeldet\\ \\ b) bei der letzten BIS-Meldung wurde ein anderes "Von"-Datum gemeldet\\ \\ c) Haken bei //Bismelden// wurde fälschlicherweise entfernt| a)+ b) das Datum ist nachträglich zu korrigieren und von den Verantwortlichen für Incoming/Outgoing-Studierende bei der AQ Austria nachzumelden\\ \\ c) Häufig, wenn Entfernung nachträglich erfolgt (bereits durchgeführte BIS-Meldung + aktiver Status "//Student//" werden erkannt) Damit diese/r Studierende bei der nachfolgenden Meldung erfasst wird, ist der Haken erneut zu setzen|
-|2|//Studierende mit letztem StudStatusCode = "1" oder "2" müssen bei der aktuellen Meldung gemeldet werden//| entweder noch ein Fehler bei der //Plausibilitätsprüfung// oder es gibt noch keinen aktuellen Status|beim Status //Abbrecher// entweder\\ Datum des letzten Status auf 1 Tag nach der letzten BIS-Meldung ändern (16.11. bzw. 16.4.)\\ oder => //Punkt 5//|
-|3|//Bei StudienanfängerInnen (ausgenommen Incoming-Studierende), muss die dritte Stelle des Personenkennzeichens zum Meldedatum = 15.11.JJJJJ gleich "1" bzw. zum Meldedatum = 15.04.JJJJ+1 gleich "2" sein//|StudierendeR hat erst nach der letzten BIS-Meldung Studium aufgenommen und muss nachgemeldet werden|Wenn falsch eingetragen, BeginnDatum des Studiums korrigieren\\ => Nachmeldung an AQ Austria erforderlich!|
-|4|//Das Beginndatum muss kleiner als das aktuelle Meldedatum und größer als das vorangegangene sein//|Datum des ersten Eintrags Status //Student// muss zeitlich **nach** letzten BIS-Meldung liegen| Beginn-Datum korrigieren:\\ 1) Studierenden-Datensatz in FAS öffnen\\ 2) unter //PreStudent// -> Status-Eintrag //Student// markieren\\ 3) per Rechtsklick //Bearbeiten// auswählen\\ 4) //Datum// anpassen\\ => Nachmeldung an AQ Austria erforderlich!|
-|5|//Die Folge letzter und aktueller StudStatusCode bzw. letztes und aktuelles Ausbildungssemester ist falsch//|a) häufig bei //Diplomanden//, wenn Statusreihenfolge nicht korrekt|a+b) Statusreihenfolge muss wie folgt lauten:\\ \\ SS2013 - //Student// im letzten Sem\\  SS2013 - //Diplomand// im letzten Sem\\ WS2014 - //Diplomand// im letzten Sem|
-|:::| |b) bei //Absolventen/Diplomanden//:\\ haben gleichnamigen Status noch nicht erhalten, sondern sind weiterhin als //Student// erfasst, obwohl nur noch die Bachelorprüfung zu absolvieren ist|:::|
-|:::|  |c) bei der letzten BIS-Meldung wurde ein anderes Studiensemester gemeldet|c) das zuletzt gemeldete Studiensemester unter\\  //Datenexport// -> //Studierende// prüfen|
-|:::|  |d) möglich, dass StudierendeR bereits im 2.Sem (SS2014) gemeldet war, dann im 1.Sem (WS2014) wiederholt und im 1.Sem (WS2015) abgebrochen hat| d) Status ändern:\\ 1) //Student// im 1.Sem WS2014 löschen und\\ 2) //Abbrecher// auf //2.Sem// ändern|
-|6|//Bei einem neuen IO-Datensatz muss AufenthaltVon zwischen dem letzten Meldedatum und dem aktuellen Meldedatum liegen//|betrifft Incoming/Outgoing-Datensätze;\\ das "Von"-Datum wurde seit der letzten BIS-Meldung geändert| entweder\\ 1) Studierenden-Datensatz via FAS ausrufen\\ 2) in Registerakrte //In/Out// "Von"-Datum korrigieren\\ \\ oder => //Punkt 1//|
-|7|//Der gemeldete NationenCode muss in der Tabelle INTERNAT vorkommen//|Es wurde bei Heimatland ein Land ausgewählt, dass es nicht gibt / nicht stimmt|Eingabe kontrollieren bzw. anpassen|
-|8|//FEHLERMELDUNG: INVALID CHILD ELEMENT (StudiengangStamm/StudiengangDetail)//|tritt meist bei STG mit mehreren Org-Formen auf (zB VZ,BB,DL)\\ bzw. Incoming-Studierenden, wo keine Org-Form zugewiesen wurde|Im HTML-File prüfen, was bei //StudiengangStamm// angegeben ist - z.B.:\\ <code html>
-<Erhalter>
-<ErhKz>005</ErhKz>
-<MeldeDatum>15042011</MeldeDatum>
-<StudierendenBewerberMeldung>
-**<StudiengangStamm>**
- <StgKz>331</StgKz>
- <StgArtCode>2</StgArtCode>
- <OrgFormCode>3</OrgFormCode>
-  <StudiengangDetail>
-   <OrgFormTeilCode>2</OrgFormTeilCode>
-  <StgStartSemCode>1</StgStartSemCode>
-...
-..</code>\\ 1) PersonenKZ des fehlerhaften StudierendeR suchen (am Ende des HTML-Files zu finden)\\ 2) in FAS zugehörigen Studierenden-Datensatz aufrufen\\ 3) unter //PreStudent// -> //Status// Eintrag markieren + per Rechtsklick //Bearbeiten// bestätigen\\ 4) unter //Organisationsform// zutreffende auswählen und per Klick auf //Speichern// bestätigen|
-|9|//Im StudiengangStamm-Container wurde ein falscher OrgFormCode gemeldet//| Die angegebene Ziffer ist falsch bzw keiner OrgForm zugeordnet;\\ evtl. wurde die Anzahl der Studiensemester bei diesem Studiengang geändert|Eingabe kontrollieren|
-|10|//Bei Studierenden, die ihr Studium vor dem 15.11.2011 begonnen haben muss der Ausstellungsstaat leer sein//| |In der Registerkarte //PreStudent// -> //Ausstellungsstaat// das Land löschen|
-|11|//Das Ausbildungssemester "60" darf erst dann gemeldet werden, wenn zuvor 2-mal "50" gemeldet wurde//|StudierendeR wurde öfter als 3-mal als //Diplomand// gemeldet|evtl Status von //Diplomand// auf //Unterbecher// ändern|
-|12|//Bei StudienanfängerInnen mit StgStartSemCode = "1" und MeldeDatum = 15.11.JJJJ müssen die beiden ersten Stellen des PersonenKZ mit den letzten beiden Stellen des Meldejahres übereinstimmen//|PersonenKZ ist falsch|Änderung nur durch AdministratorInnen möglich; AnsprechartnerInnen aufsuchen|
-|13|//Wenn das Ausbildungssemester kleiner als 50 ist, dann darf es nicht größer als die Regelstudiendauer sein//|STG hatte bisher weniger Studiensemester\\ –> zwischenzeitl. wurde Curriculum geändert\\ –> Studierende unterliegen noch bisherigem Curriuculum\\ –> daher 'Fehlermeldung',dass dieses Studiensemester nicht existiert|Änderung nur durch AdministratorInnen möglich; AnsprechartnerInnen aufsuchen|
-|14|//AnfängerInnen dürfen nur mit StudStatusCode "1" oder "2" gemeldet werden.//|StudierendeR hat im 1.Sem begonnen und gleich wieder (oder vor der ersten BIS-Meldung) abgebrochen|Haken bei "Bismelden" entfernen|
-|15|//Die Folge letzter und aktueller StudStatusCode bzw. letztes und aktuelles Ausbildungssemester ist falsch//|häufig bei aktivem Status //Unterbrecher// od. //Abbrecher//|Statusreihenfolge soll wie folgt lauten:\\ SS2015 - //Unterbrecher//\\ WS2014 - //Student// - 1.Sem\\ SS2014 - //Student// - 2.Sem\\ WS2013 - //Student// - 1.Sem\\ \\ Person war bereits //Student// im 2.Sem, wurde dann ins 1.Sem zurückgestuft und hat dadurch Status //Unterbrecher// od. //Abbrecher// erhalten:\\ a) Status WS2014 - //Student// im 1.Sem -> löschen\\ b) Status SS2015 - //Unterbrecher// im 1.Sem -> auf 2.Sem ändern und in den Anmerkungen eintragen, dass im 1.Sem unterbrochen wurde\\ \\ D.h. den Status //Abbrecher// auf das Semester abändern, dass zuletzt gemeldet wurde - z.B.:\\ //Abbrecher// 2.Sem.\\ //Student// 1.Sem\\ //Student// 2.Sem -> zuletzt gemeldet\\ //Student// 1.Sem|
-|16|//The 'OrgFormCode' element is invalid - The value '3' is invalid according to its datatype 'Integer' - The Enumeration constraint failed. (poppt gleich beim Hochfahren auf)//| Der/Dem Studierenden wurde keine OrgForm (VZ/BB), oder eine falsche (VBB) zugeordnet|Im FAS unter //BIS// -> //Student// -> //Meldung generieren//, Studierendenliste nach Person ohne OrgForm durchsuchen und anschließend in FAS korrigieren|
-|17|//Das Ausbildungssemester darf, für aktive Studierende (StudStatus 1), nur 2-mal (nur bei 2 Meldungen) den Wert "50" aufweisen//|StudierendeR ist schon mehrere Semester hintereinander //Diplomand//|Ist StudierendeR bereits 2-mal //Diplomand//, wird mit 50 gemeldet, ab dem 3. Mal mit 60\\ Hier wurde nachträglich ein alter Status //Diplomand// (z.B. von SS2012) entfernt - dieser muss erneut eingegeben werden, anschließend kann man das File hochladen\\ \\ **Zusatzinfo Diplomanden:** hat den "gewöhnlichen" Status //Diplomand// nur, wenn vor dem 15.11. //Absolvent// wird, also innerhalb der Regelstudiendauer abschließt|
-|18|//Der gemeldete NationenCode muss ein gültiger Eintrag der Spalte "NATIONCODE" sein und die Spalte "SPERRE" darf nicht den Wert "*" enthalten//|In der Registerkarte //Details// -> //Staatsbürgerschaft// steht ein Land, dass es so nicht mehr gibt, zB "Serbien/Montenegro"|Bezeichnung des Landes anpassen unter \\   a) //Details// -> //Land// (z.B. auf "Serbien" ändern)\\   b) //Kontakt// -> //Bearbeiten// -> //Nationen// ->  gleiches Land auswählen|
-|19|//Bei aktiven Studierenden innerhalb der Regelstudiendauer muss das Ausbildungssemester im Wintersemester ungerade und im Sommersemester gerade sein//| Meist bei Diplomanden/Absolventen, die diesen Status zu spät erhalten haben und **bereits manuell mit Status //Student// ins WS [[vilesci:vorrueckung|vorgerückt]]** wurden -> Studierende besitzen somit einen falschen Status im 4./6. Studiensemester (je nach Studientyp)| Korrektur der Statusreihenfolge - **Bsp Bachelorstudium**:\\ \\ Falsch:\\ WS2015 - //Diplomand//- 6.Sem\\ WS2015 - //Student// 6.Sem -> **dieser Status muss entfernt werden**\\ SS2015 - //Student// - 6.Sem\\ \\ Richtig:\\ WS2015 - //Diplomand// - 6.Sem\\ SS2015 - //Student// - 6.Sem\\ \\ Korrektur der Statusreihenfolge - **Bsp Masterstudium:**\\ \\ Falsch:\\ WS2015 - //Diplomand//- 4.Sem\\ WS2015 - //Student// - 4.Sem -> **dieser Status muss entfernt werden**\\ SS2015 - //Student// - 4.Sem\\ \\ Richtig:\\ WS2015 - //Diplomand// 4.Sem\\ SS2015 - //Student// - 4.Sem\\ \\ Sollte die Fehlermeldung nach Korrektur + erneutem Hochladen der Datei weiterhin aufscheinen, muss dem Studierendendatensatz noch ein extra Status hinzugefügt werden: SS2015 - //Diplomand// im letzten Sem|
-|20| ... |Problem|Lösung|
-===== Die Mitarbeitermeldung =====
-Bei der November-BIS-Meldung werden neben den Studierendendaten auch die MitarbeiterInnendaten gemeldet.
-==== Welche Daten werden gemeldet? ====
-Im Rahmen der MitarbeiterInnenmeldung werden Informationen zu **allen aktiven MitarbeiterInnen**
-an die AQ Austria übermittelt, **(Ferial-)PraktikantInnen** werden dabei **nicht berücksichtigt**.
-==== Plausibilitätsprüfung ====
-  * **checkVerwendung**: Prüft die vorhanden Verwendungen auf Plausibilität. Hier werden keine Daten verändert oder gelöscht sondern nurWarnungen ausgegeben.
-  * **checkFunktion:** Generiert aufgrund der Lehraufträge die BIS-Funktionen (bis.tbl_bisfunktion). Wenn bereits Einträge vorhanden sind, werden diese aktualisiert bzw. anderfalls neu angelegt. Funktionseinträge, ohne gültigen Lehrauftrag werden ***angezeigt aber nicht automatisch gelöscht**. Es wird allerdings der SQL Befehl angezeigt, mit dem diese Funktionen gelöscht werden können.
-  * **Import**: Hier kann man die Verwendungen und Funktionen anhand der vorjährigen BIS-Meldung importieren. Dazu wird die Mitarbeiter-Meldung des Vorjahres hochgeladen:
-    * Funktionen werden ins System importiert (...wenn eine passende Verwendung gefunden wurde oder bei dieser Person keine andere Verwendung existiert. Wenn eine Verwendung gefunden wurde, diese aber nicht mit derjenigen aus der BIS-Meldung übereinstimmt, werden die zugehörigen Funktionen nicht angelegt)
-    * Verwendungen werden nur ins System importiert wenn **KEINE** Verwendung für die Person vorhanden ist.
-Es werden nur Verwendungen/Funktionen importiert. Die anderen BIS-Daten werden hier nicht berücksichtigt.
-==== Erzeugen der XML-Datei in FAS====
-Im Menüpunkt BIS befindet sich unter //Mitarbeiter// mit textslMeldung generieren der Aufruf zur Erzeugung der xml-Datei für die BIS-Personalmeldung. Als Ergebnis zeigt es dann folgende Daten an:
-  * Gesamtanzahl der MitarbeiterInnen
-  * Anzahl der MitarbeiterInnen mit echtem Dienstvertrag
-  * Anzahl der MitarbeiterInnen mit freiem Dienstvertrag
-  * Auflistung von Dateninkonstistenzen unter der Überschrift //Nicht plausible BIS-Daten (für Meldung XXXX)//
-Per Klick auf den Link unterhalb kann die XML-Datei für die Personalmeldung lokal gespeichert werden. Der Upload auf die website der AQ Austria erfolgt in gleicher Weise wie bei der Meldung von Studierendendaten.
-===== Die F&E - Projektmeldung =====

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