Coodle hilft Ihnen dabei, Termine mit mehreren Personen zu organisieren. Dabei werden die Verfügbarkeiten der Personen und Räume miteinbezogen, um möglichst effizient einen passenden Termin zu finden.

Abbildung: Coodle Terminübersicht

Zum Öffnen der Anwendung navigieren Sie zu CIS → Mein CIS → Zeitverwaltung → Coodle. Auf der Startseite sehen Sie eine Übersicht der aktuellen Umfragen, an denen Sie beteiligt sind. Per Klick auf Neue Umfrage anlegen wird die Eingabemaske aufgerufen.

Abbildung: Eingabemaske Coodle Stammdaten für neue Umfrage

Nachdem die relevanten Informationen zur Umfrage eingetragen wurden, können Sie die Umfrage starten um TeilnehmerInnen, Räume und Terminmöglichkeiten zu definieren.

Um Räume oder Personen zur Umfrage hinzuzufügen, klicken Sie in das Textfeld und tippen Sie den Namen der Person oder des Raumes in das Textfeld. Gefundene Elemente werden automatisch angezeigt und können mit einem Klick hinzugefügt werden. Nach dem Hinzufügen wird automatisch die Verfügbarkeit des Raumes / der Person im Kalender angezeigt.

Die Verfügbarkeit der Person wird der FreeBusy-URL entnommen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel FreeBusy

Sie können auch Personen zu einer Umfrage hinzufügen, die nicht im System vorhanden sind. Klicken Sie dazu auf „externe Person hinzufügen“ und füllen Sie dort den Namen und die E-Mail Adresse der Person aus.

Diese Personen werden auch per E-Mail verständigt und können ihre Terminzusage bekannt geben. Bitte beachten Sie, dass bei externen Personen keine Verfügbarkeitsinformationen im Kalender angezeigt werden.

Sie können nun über Drag&Drop Terminvorschläge im Kalender setzen. Klicken Sie dazu auf den blauen Termin im linken oberen Bereich des Fensters und ziehen diesen bei gedrückter Maustaste auf den Kalender.

Sie können die Terminvorschläge per Drag&Drop im Kalender verschieben, oder mit rechter Maustaste wieder entfernen.

Abbildung: Neue Umfrage starten

Starten Sie die Umfrage per Klick auf den gleichnamigen Button. Im Zuge dessen werden alle TeilnehmerInnen per E-Mail darüber informiert.

Nachdem Sie die Terminumfrage gestartet haben, können Sie keine Änderungen an den Terminen mehr vornehmen!

Sämtlich TeilnehmerInnen haben nun die möglichkeit, über die Dauer der Umfrage eine Terminoption auszuwählen. Als Organisator der Umfrage können Sie zusätzlich den Endtermin festlegen.

Sobald der Endtermin festgelegt wurde, werden alle Teilnehmer per E-Mail informiert und die Umfrage geschlossen.

Sollten Sie einen Raum zur Umfrage hinzugefügt haben, wird dieser (sofern bei Umfrageende noch verfügbar) automatisch unter Ihrem Namen reserviert. Bei mehreren Räumen erfolgt keine automatische Reserevierung. In diesen Fällen reservieren Sie den gewünschten Raum bitte manuell über CIS.