Die Oberfläche für die Studiengangsassistenz (STGA) ist der zentrale Administrationsbereich und ist via CIS → Mein CIS → Projektarbeiten → Bachelor- und Masterarbeitsabgabe aufrufbar. Die Ansicht gleicht der der LektorInnen, bietet jedoch erweiterte Filter- und Bearbeitungsrechte für alle Arbeiten des zugeordneten Studiengangs.

Darin sind alle Betreuungen gelistet, welche im Zuständigkeitsbereich der Assistenz liegen. Die Studiengangsassistenz kann die Liste über folgende Filter einschränken:

• Studiengang: Auswahl des relevanten Studiengangs.
• Note: Keine Note eingetragen (Vorauswahl), Benotet oder Alle.
• Studiensemester: Vorausgewählt ist das aktuelle Semester; über den Eintrag Alle wird der Filter aufgehoben.

Zusätzlich lassen sich die Spalten der Tabelle ein- und ausblenden, in der Breite ändern, sortieren und über die Kopfzeile filtern. Diese Einstellungen bleiben pro Browser erhalten. Oberhalb der Tabelle wird die Anzahl der ausgewählten, gefilterten und gesamten Datensätze angezeigt; der Button mit dem Kreispfeil lädt die Daten neu.

Der Terminstatus wird in zwei Spalten zusammengefasst:

• Letzter / Nächster Abgabetermin: Abgabetyp und Datum des zeitlich nächstliegenden Termins, farblich und mit Symbol nach Status gekennzeichnet, filterbar nach Datum oder Zeitraum.
• QG1 / QG2: Status der beiden Quality Gates, filterbar über eine Mehrfachauswahl der Zustände positiv benotet [+], negativ benotet [-], noch nicht benotet [~], noch nicht abgegeben [?], noch nicht stattgefunden [o] und kein Termin vorhanden [–].

In der Spalte Details stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Terminübersicht der Projektarbeit öffnen
• Zeitstrahl der Termine einblenden
• Zuletzt getätigte Abgabe herunterladen – nur sofern eine Abgabe vorliegt

Abbildung: Übersicht nach Studiengang

Nach Markieren einer oder mehrerer Zeilen kann über das Briefsymbol eine Sammelmail an alle ausgewählten Studierenden oder an alle beteiligten Betreuenden (Erst- und Zweitbegutachtung) vorbereitet werden. Die Empfängerliste wird dedupliziert und bei Bedarf auf mehrere Mailfenster aufgeteilt.

Die Studienassistenz-Rolle erlaubt das gleichzeitige Anlegen von Abgabeterminen für mehrere Projektarbeiten (Terminserie) und das Festlegen von verbindlichen Fixterminen, an welchen eine strenge Deadline gilt.

1. Zuerst müssen die betreffenden Zeilen durch Auswahl der Checkbox in der ersten Spalte markiert werden.
2. Anschließend wird per Klick auf Terminserie anlegen eine Eingabemaske geöffnet.
3. Erfassen Sie das Datum, wählen Sie den Abgabetyp aus, legen Sie fest ob ein Fileupload vorgesehen ist (Upload erlaubt) und geben Sie eine Kurzbeschreibung ein.
4. Hier kann zudem das Feld Nachreichen möglich aktiviert werden, um nicht streng verbindliche Termine anzulegen.
5. Per Klick auf Speichern wird dieser Termin für alle zuvor markierten Betreuungen gespeichert.

Der Studiengangsassistenz stehen dabei alle Abgabetypen zur Verfügung, LektorInnen nur eine eingeschränkte Auswahl.

Die Studiengangsassistenz ist die einzige Rolle, die verbindliche Fixtermine vergeben kann. Diese dienen zur Einhaltung offizieller Fristen.

• Konsequenz: Liegt ein Fixtermin in der Vergangenheit, kann studierendenseitig nichts mehr hochgeladen werden.
• Korrektur: Ist ein Upload nach Ablauf eines Fixtermins dennoch erforderlich, muss die/der Studierende bei der Studiengangsassistenz um eine Korrektur (Änderung des Datums) dieses Termins ansuchen, oder über die Anlage eines weiteren Upload Termins.

Abbildung: Serientermin anlegen

Über den Button Terminansicht wechselt die Tabelle von der Projektarbeit- in die Terminansicht: Gelistet wird jeder einzelne Abgabetermin der zuvor gefilterten Projektarbeiten. Zusätzlich zu den Studierendendaten stehen hier Abgabetyp, Kurzbeschreibung, Zieldatum, Abgabedatum, Status, Projektarbeitnote, Terminnote, Beurteilungsnotiz, Nachreichen möglich und Upload erlaubt als filter- und sortierbare Spalten zur Verfügung.

Markierte Termine können gesammelt bearbeitet oder gelöscht werden:

• Mehrfachbearbeitung: In der Eingabemaske wird über die Checkbox links jeweils ausgewählt, welche Felder überschrieben werden sollen. Nur die angehakten Felder werden auf alle markierten Termine angewendet.
• Mehrfachlöschen: Löscht alle markierten Termine nach einer Bestätigung.

Auswählbar sind nur Termine, zu denen noch keine Abgabe hochgeladen und keine Note eingetragen wurde und deren Projektarbeit noch nicht benotet ist. Über Projektarbeitansicht gelangen Sie zurück zur Ausgangstabelle.

In der Detailansicht einer Projektarbeit kann die Studiengangsassistenz folgende erweiterte Aktionen durchführen:

• Termin erstellen: Wie für LektorInnen kann über den Button Neuen Abgabetermin erstellen eine Eingabemaske aufgerufen werden. Die STGA kann hier über das Feld Nachreichen möglich jederzeit Fixtermine setzen oder aufheben.
• Terminänderung: Die Studiengangsassistenz kann alle Termine unabhängig davon ändern, wer sie erstellt hat. Der Abgabetyp lässt sich nicht mehr ändern, sobald eine Abgabe hochgeladen oder eine Note eingetragen wurde.
• Termin löschen: Sofern noch keine Abgabe erfolgt ist und keine Note eingetragen wurde, können Termine per Klick auf den Button Löschen entfernt werden.

Ist die Projektarbeit bereits benotet, sind Terminanlage und -bearbeitung gesperrt. Bei jedem Termin wird angezeigt, wer ihn zuletzt angelegt bzw. geändert hat.

Studierende erhalten über Veränderungen eine Sammelbenachrichtigung per E-Mail.

Abbildung: Übersichtsliste Termine einer Projektarbeit

Der Terminstatus wird über Farbe und Symbol dargestellt:

• rosa: Verspätet abgegeben
• rot: Termin überschritten und keine Abgabe
• gelb: Termin innerhalb von 12 Tagen
• weiß: Termin mehr als 12 Tage entfernt
• grün (Büroklammer): Rechtzeitig abgegeben
• orange: Beurteilung erforderlich
• grün (Hackerl): Bestanden
• rot: Nicht bestanden

Die Benotung der Projektarbeit selbst erfolgt durch die Begutachtung, nicht durch die Studiengangsassistenz. Die Zusatzdaten können jedoch überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden:

• Zusatzdaten: Bei der Endabgabe müssen Studierende zusätzliche Daten (Abstract, Schlagwörter, etc.) für die Publikationsdatenbank eingeben. Diese sollten vor der Benotung überprüft werden, da diese Daten in das zentrale System übernommen werden.

Zu jedem Termin mit Abgabe wird zudem das Ergebnis der Signaturprüfung angezeigt, und die Abgabe kann heruntergeladen werden.

Abbildung: Zusatzdaten Check

Im Menü der Projektterminübersicht lässt sich die Anzeige der Abgabetermine aus Studierendenansicht aufrufen. Auf diesem Wege können Studiengangsassistenzen ebenfalls Arbeiten für die Studierenden hochladen, wenn eine manuelle Abgabe notwendig ist (z.B. bei technischen Problemen).

Über den Timeline Button in der Details Spalte der Übersichtstabelle lässt sich ein Zeitstrahl einblenden, welcher einen schnellen Überblick über den zeitlichen Terminverlauf bietet. Angezeigt werden alle Projektarbeiten der/des Studierenden – auch abgeschlossene aus früheren Semestern – jeweils mit Status, Kurzbeschreibung, Abgabedatum, Beurteilungsnotiz sowie Angabe, wer den Termin zuletzt bearbeitet hat. Am Ende des Zeitstrahls lässt sich die Statuslegende aufklappen.