BIS Personalmeldung

Zur Bereitstellung von Informationen zum Studienbetrieb (BIS) müssen regelmässig Personaldaten an das Ministerium gemeldet werden. Diese Daten betreffen vor allem Art und Ausmaß des Arbeitsverhältnisses.

Die Durchführung der Personalmeldung wird über die BIS Extension zur Verfügung gestellt: https://github.com/FH-Complete/FHC-Core-BIS.git

Zur Durchführung der Personalmeldung sind folgende Schritte notwendig:

1. Installieren der FHC-Core-BIS Extension wie in Extensions beschrieben
2. Setzen von Konfigurationsparametern in der Personalmeldung.php
3. Generieren/Festlegen der Verwendungen und anderer Personalmeldedaten (Funktionen, Semesterwochenstunden…)
4. Berechnung der Vollzeitäquivalenzen
5. Exportieren der Personalmeldungdaten

Verwendungen geben Information über die Art der Beschäftigung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin. Hierzu wird ein numerischer Verwendungscode verwendet.

Verwendungen können aus gespeicherten Daten generiert werden, Daten zur Generierung der Verwendungen können sein:

• Funktionszuordnungen
• Organisationseinheitszuordnungen
• Lehre-Semesterwochenstunden
• Dienstverhältnisdaten (z.B. Vertragstypen)

Dabei kann folgendes konfiguriert werden:

• Priorität der Verwendungscodes paraleller Verwendungen untereinander (z.B. könnte eine Management Verwendung höher priorisiert sein als eine Verwaltungsverwendung)
• Zuordnung der gespeicherten Daten zu Verwendungscodes
• Priorität dieser Zuordnungen (z.b. könnten bestimmte Vertragsdaten über bestimmte Funktionsdaten Priorität haben, oder bestimmte Funktionen über andere Funktionen)

Eine detaillierte Beschreibung der Konfigurationsparameter findet sich im Abschnitt Konfiguration.

Die Verwendungsgenerierung erfolgt in folgenden Schritten:

1. Holen aller notwendigen Mitarbeiterdaten (z.B. Dienstverträge, Funktionen, Organisationseinheitszuordnungen…) für die Verwendungszuordnung
2. Priorisieren dieser Mitarbeiterdaten nach Zuordnungsprioritäten
3. Zuordnen von Verwendungen zu den Daten pro Zeitabschnitt („aufsplitten“) unter Beachtung der Verwendungsprioritäten (wichtig: dies sind andere Prioritäten als Zuordnungsprioritäten. Verwendungsprioritäten betreffen Prioritäten der Verwendungscodes untereinander!)
4. Wenn Verwendungen schon vorhanden: Löschen aller bisher gespeicherten, automatisch generierten Verwendungscodes, die nicht mehr zutreffend sind
5. Speichern der neuen Verwendungscodes in der FH Complete Datenbank (Tabelle extension.tbl_bis_verwendung)

Zur Verwendungsgenerierung kann folgender Aufruf verwendet werden:

php index.ci.php extensions/FHC-Core-BIS/jobs/Personalmeldung/generateVerwendungen/SS2024

Dabei ist der Parameter (hier „SS2024“) das Sommersemester nach dem Jahr, für das die BIS-Meldung durchgeführt wird.

Alternativ kann die Verwendungsgenerierung durch die Benutzeroberfläche angestoßen werden (Button „Verwendungen neu generieren“, siehe Abschnitt Personalmeldung Benutzeroberfläche).

Wenn ein automatisiertes Generieren der Verwendungen nicht möglich ist, oder eine Berichtigung der generierten Verwendungen notwendig ist, können Verwendungen auch manuell geändert oder hinzugefügt werden. Hierzu wird der Menüpunkt BIS-Personalmeldung Verwendungen verwendet.

Manuell hinzugefügte/geänderte Verwendungen werden als „manuell“ markiert. Sie bleiben unabhängig vom Vewendungsgenerierungsprozess bestehen, und haben Priorität vor automatisch generierten Verwendungen.

Pro festgelegter Verwendung werden nun für dessen Zeitspanne Vollzeitäquivalenzen berechnet. Diese sind u.a. abhängig von Beschäftigungsausmaß und -dauer, Art der Verwendung (Lehre/Nicht-lehre), Vorhandensein paraleller Verwendungen (z.B. Lehrtätigkeit neben Managementtätigkeit).

Im Wesentlichen wird dabei das tatsächliche Beschäftigungsausmaß dem höchstmöglichen gegenübergestellt. Berechnet wird die Vollzeitäquivalenz, d.h. das Beschäftigungsausmaß zum Bismeldestichtag (Ende des Jahres), sowie die Jahresvollzeitäquivalenz, d.h. das über das Jahr verteilte Beschäftigungsausmaß. Es können mehrere Verwendungen pro MitarbeiterIn paralell oder nacheinander vorhanden sein.

Die Berechnung wird über die Benutzeroberfläche angestoßen, siehe Abschnitt Personalmeldung Benutzeroberfläche.

Die berechneten Personalmeldungdaten können als XML Datei durch Klick auf „XML exportieren“ (siehe Abschnitt Personalmeldung Benutzeroberfläche) exportiert werden. Das Datei kann nun an BIS weitergeleitet werden.

Nachfolgend ist ein Beispiel für ein zu einem Mitarbeiter generiertes XML mit zwei aufeinander folgenden Verwendungen mit Code „1“ („Lehre“) sowie einer Management Verwendung (Code „5“). Zum Ende des Jahres ist der Mitarbeiter zu 43,72% in der Lehre und zu 56,28% im Management beschäftigt.

Über das Jahr verteilt war er zu 37,40% in der Lehre mit Beschäftigungsart2 1 („befristet“), danach zu 15,48% in der Lehre mit Beschäftigungsart2 2 („unbefristet“) sowie 8,78% im Management beschäftigt.

Ferner wird für diesen Mitarbeiter eine Funktion für zwei Studiengänge sowie Semesterwochenstunden für die Lehre in drei Studiengängen gemeldet.

	<Person>
		<PersonalNummer>000000000001000</PersonalNummer>
		<Geschlecht>m</Geschlecht>
		<Geburtsjahr>2000</Geburtsjahr>
		<StaatsangehoerigkeitCode>A</StaatsangehoerigkeitCode>
		<HoechsteAbgeschlosseneAusbildung>1</HoechsteAbgeschlosseneAusbildung>
		<Habilitation>n</Habilitation>
		<HauptberufCode>1</HauptberufCode>
		<Verwendung>
			<VerwendungsCode>1</VerwendungsCode>
			<BeschaeftigungsArt1>3</BeschaeftigungsArt1>
			<BeschaeftigungsArt2>1</BeschaeftigungsArt2>
			<BeschaeftigungsAusmassVZAE>-1</BeschaeftigungsAusmassVZAE>
			<BeschaeftigungsAusmassJVZAE>37.40</BeschaeftigungsAusmassJVZAE>
		</Verwendung>
		<Verwendung>
			<VerwendungsCode>1</VerwendungsCode>
			<BeschaeftigungsArt1>3</BeschaeftigungsArt1>
			<BeschaeftigungsArt2>2</BeschaeftigungsArt2>
			<BeschaeftigungsAusmassVZAE>43.72</BeschaeftigungsAusmassVZAE>
			<BeschaeftigungsAusmassJVZAE>15.48</BeschaeftigungsAusmassJVZAE>
		</Verwendung>
		<Verwendung>
			<VerwendungsCode>5</VerwendungsCode>
			<BeschaeftigungsArt1>3</BeschaeftigungsArt1>
			<BeschaeftigungsArt2>2</BeschaeftigungsArt2>
			<BeschaeftigungsAusmassVZAE>56.28</BeschaeftigungsAusmassVZAE>
			<BeschaeftigungsAusmassJVZAE>8.78</BeschaeftigungsAusmassJVZAE>
		</Verwendung>
		<Funktion>
			<FunktionsCode>5</FunktionsCode>
			<Studiengang>
				<StgKz>0100</StgKz>
			</Studiengang>
			<Studiengang>
				<StgKz>0101</StgKz>
			</Studiengang>
		</Funktion>
		<Lehre>
			<StgKz>0100</StgKz>
			<SommersemesterSWS>0</SommersemesterSWS>
			<WintersemesterSWS>0.47</WintersemesterSWS>
		</Lehre>
		<Lehre>
			<StgKz>0200</StgKz>
			<SommersemesterSWS>0</SommersemesterSWS>
			<WintersemesterSWS>5.20</WintersemesterSWS>
		</Lehre>
		<Lehre>
			<StgKz>0300</StgKz>
			<SommersemesterSWS>8.67</SommersemesterSWS>
			<WintersemesterSWS>5.27</WintersemesterSWS>
		</Lehre>
	</Person>

Unter extensions/FHC-Core-BIS/Personalmeldung wird eine Benutzeroberfläche bereitgestellt. Sie ermöglicht die Generierung und das Anzeigen der Verwendungen, Berechnung und Anzeigen der Vollzeitäquivalenzen sowie XML-Export der Mitarbeiterdaten. Außerdem wird eine Übersicht der Personaldaten mit Anzahl und Summen angezeigt.

Hier können Personalmeldung Plausichecks ausgeführt werden. Plausichecks sind Prüfungen auf Vollständigkeit und Validität der Personaldaten und werden für ein Jahr (markiert durch das abschließende Studiensemester) ausgeführt.

Die „Verwendungen“ Oberfläche ermöglicht das Anzeigen aller in FH Complete gespeicherten Verwendungen für ein Jahr (markiert durch das abschließende Studiensemester). Ferner können die Verwendungen wie unter Generieren der Verwendungen beschrieben generiert und wie unter Manuelles Festlegen der Verwendungen beschrieben manuell hinzugefügt und verändert werden.

Maske zum Hinzufügen/Bearbeiten von Verwendungen:

Hier können die zu meldeten Hauptberufdaten für ein Jahr (markiert durch das abschließende Studiensemester) angezeigt und verändert werden. Dies betrifft die Information, ob MitarbeiterInnen hauptberuflich lehrend sind oder die Lehrtätigkeit nur ein Nebenberuf ist. Bei nebenberuflich Lehrenden muss der Hauptberuf (mittels Code) angegeben werden.

Maske zum Hinzufügen/Bearbeiten von Hauptberufen:

In der Datei config/Personalmeldung.php sind folgende Konfigurationsparameter zu finden:

• fhc_bis_vollzeit_arbeitsstunden: Vollzeit-Wochenarbeitsstunden für VollzeitmitarbeiterInnen
• fhc_bis_vollzeit_sws_einzelstundenbasis: Vollzeit-Semesterwochenstunden für externe Lehrende
• fhc_bis_vollzeit_sws_inkludierte_lehre: Vollzeit-Semesterwochenstunden für inkludierte Lehre, zusätzlich zu einer Vollzeitanstellung
• fhc_bis_pauschale_studentische_hilfskraft: Pauschale in Stunden pro Jahr für studentische Hilfskräfte
• fhc_bis_pauschale_sonstiges_dienstverhaeltnis: Pauschale in Stunden pro Jahr für sonstige Dienstverhältnisse, z.B. für Werkverträge

• fhc_bis_vertragsarten: Alle möglichen, für die BIS-Meldung relevanten Vertragsarten eines Dienstverhältnisses
• fhc_bis_beschaeftigungsart2_codes: Alle vorhandenen Typ 2 Beschäftigungsartcodes (Befristung) in der Form „Bezeichnung ⇒ numerischer Code“
• fhc_bis_verwendung_codes: Alle möglichen BIS Verwendungscodes, mit Bezeichnung als Schlüssel
• fhc_bis_verwendung_codes_lehre: Verwendungscodes, die lehrendem Personal zugeordnet werden. Die Reihenfolge der Angabe der Codes ist wichtig, da zuerst angegebene Codes bei Zutreffen mehrerer Lehrecodes für die gleiche Zeitspanne eine höhere Priorität haben.
• fhc_bis_verwendung_codes_non_lehre: Verwendungscodes, die nicht-lehrendem Personal zugeordnet werden. Die Reihenfolge der Angabe der Codes ist wichtig, da zuerst angegebene Codes bei Zutreffen mehrerer Lehrecodes für die gleiche Zeitspanne eine höhere Priorität haben.
• fhc_bis_oe_verwendung_code_zuordnung: Zuordnung von Organisationseinheitscodes zu Verwendungscodes. MitarbeiterInnen, die einer hier angegebenen oe zugeordnet sind, werden dem zu dieser Organisationseinheit angegebenem Verwendungscode zugeordnet.
• fhc_bis_oe_verwendung_code_zuordnung_niederprio: Organisationseinheiten, für die Verwendungen nur dann zugewiesen werden, wenn keine Verwendungen für höher priorisierte Zuordnungen bereits zugewiesen sind.
• fhc_bis_vertragstyp_verwendung_code_zuordnung: Zuordnung von Vertragstypen zu Verwendungscodes. MitarbeiterInnen, die einen Dienstvertrag mit angegebenem Vertragstyp haben, werden dem zu diesem Vertragstyp angegebenem Verwendungscode zugeordnet.
• fhc_bis_vertragstyp_verwendung_code_zuordnung_niederprio: Vertragstypen, für die Verwendungen nur dann zugewiesen werden, wenn keine Verwendungen für höher priorisierte Zuordnungen bereits zugewiesen sind.
• fhc_bis_funktion_verwendung_code_zuordnung: Zuordnung von Funktionen zu Verwendungscodes. MitarbeiterInnen, die einen Dienstvertrag mit angegebener Funktion haben, werden dem zu dieser Funktion angegebenem Verwendungscode zugeordnet.
• fhc_bis_funktion_verwendung_code_zuordnung_niederprio: Funktionen, für die Verwendungen nur dann zugewiesen werden, wenn keine Verwendungen für höher priorisierte Zuordnungen bereits zugewiesen sind.
• fhc_bis_wanderfunktionen: Funktionen für Verwendungcodes, die aufgrund von Änderungsbeschränkungen nur schrittweise geändert werden. Solche Codes werden manuell, wie in Abschnitt Manuelles Festlegen der Verwendungen beschrieben, gesetzt. Solange der neue Code nicht manuell gesetzt wurde, wird diesen Funktionen der hier angegebene („alte“) Verwendungscode zugewiesen.

• fhc_bis_funktionscodes: Zuordnung von Funktionsbezeichnungen zu numerischen BIS Funktionscodes
• fhc_bis_leitungsfunktionen: Zuordnung von Leitungsfunktionsbezeichnungen zu numerischen BIS Funktionscodes
• fhc_bis_studiengangsleitungfunktion: Zuordnung von Studiengangsleitungsfunktionsbezeichnungen zu numerischen BIS Funktionscodes
• fhc_bis_entwicklungsteamfunktioncode: BIS Funktionscode für Entwicklungsteammitglieder
• fhc_bis_exclude_leitung_organisationseinheitstypen: Kurzbezeichnung von Organisationsheiten, für die keine Leitungsfunktionen gemeldet werden („Außnahme-organisationseinheiten“)

• fhc_bis_exclude_stg: Kennzahlen von Studiengängen, die von der BIS Meldung ausgenommen sind (kann z.B. Funktionsdaten oder Lehre betreffen)