Darunter sind technische bzw. administrative Maßnahmen vor dem Semesterwechsel zu verstehen, um notwendige Vorbereitungen für das nächste Studiensemester zu treffen.

Zeitpunkt und Umfang werden durch die einzelnen Studiengänge kommuniziert und anschießend von AdministratorInnen durchgeführt.

Um die Planung für das neue Studiensemester zu vereinfachen, kann die LE-Struktur eines Studiensemesters in das Folgesemester kopiert (vorgerückt) werden. Dies ist speziell dann sinnvoll, wenn sich gegenüber dem Vorjahr keine oder nur wenige Änderungen ergeben.

Diese werden seitens Studiengängen eingepflegt und abschließend durch ergänzende Informationen in den Anmerkungen und Notizen der jeweiligen LE vermerkt. Sind alle Lehreinheiten aktualisiert, werden sie zur Planung freigegeben.

Unter der Vorrückung der Studierenden wird die Eintragung eines Studierenden-Status sowie die Zuteilung zu Lehrverbandsgruppen für das nächste Studiensemester verstanden. Vorgerückt werden nur Personen, die als aktiv gekennzeichnet sind.

Die Vorrückung erfolgt nach Rücksprache und für jeden Studiengang einzeln.

Im Vorfeld sind hierbei folgende Schritte zu beachten und ggf. durchzuführen:

• Deaktivierung von Incoming-Studierenden, die nicht mehr aktiv an Kursen teilnehmen
• Studierende, die ihre reguläre Studienzeit positiv beendet haben und nunmehr vor der Bachelor- bzw. Masterprüfung stehen, ist der Status Absolvent zuzuordnen
• Datensätze von DiplomandInnen müssen deaktiviert werden

WiederholerInnen werden ebenso vorgerückt und vor Semesterbeginn in das entsprechende Studiensemester zurück verschoben.

Beispiel: Maria Musterhaft ist im WS2014 Studentin im 1.Studiensemester und der Verbandsgruppe 1A1 zugeteilt.
Mit Vorrückung der Studierenden wird

• dem Datensatz unter PreStudent → Status der Status Student im 2. Studiensemester (SS2015) hinzugefügt
• erfolgt eine Zuteilung dieser Studentin zur Verbandsgruppe 2A1
  
  

Weiters ist zu beachten, dass

• das eingetragene Studiensemester nur im Bereich von 1 bis zur Max Semesteranzahl liegen darf (z.B. bei Bachelorstudiengänge idR. 6 Studiensemester)
  
• die Semestereintragungen bei den Lehrverbänden auch 0 und Zahlen größer als die Semesterzahl sein können. Diese werden aber bei der Vorrückung nicht verändert (wurden z.b UnterbrecherInnen in die Gruppe 0B verschoben, befinden sie sich diese auch im Folgesemester in der selben Gruppe)